Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die Pflicht zur Verwendung der elektronischen Rechnung (e-Rechnung) in Kraft, und zwar sowohl im B2G- (Business-to-Government) als auch im B2B-Bereich (Business-to-Business). Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt auf ein elektronisches Rechnungsformat umstellen, das maschinenlesbare Daten enthält und den gesetzlichen Standards entspricht. Dies bedeutet eine umfassende Umstellung in den Buchhaltungsprozessen vieler Unternehmen – mit dem Ziel, Effizienz und Transparenz zu steigern.
Die Umstellung auf e-Rechnungen betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland und umfasst sowohl Rechnungen an die öffentliche Hand als auch an Geschäftspartner im Privatsektor. Aufgrund der technischen und organisatorischen Anforderungen gibt es jedoch eine Übergangsfrist bis Mitte 2026, um Unternehmen Zeit für die vollständige Implementierung zu geben.
In diesem Beitrag erklären wir, was Sie über die Einführung der e-Rechnung ab 2025 wissen sollten, wie Sie und Ihre Mandanten sich auf die Umstellung vorbereiten können und welche Vorteile die Kombination mit DATEV Unternehmen online bietet. Unsere Expertise umfasst die Begleitung bei der Implementierung und die Entwicklung maßgeschneiderter Konzepte zur Einführung der e-Rechnung.
Die e-Rechnung: Was sich ab dem 01.01.2025 ändert
Eine e-Rechnung ist eine strukturelle, maschinenlesbare Datei, die festgelegte Pflichtangaben enthält und standardisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD nutzt. Im Vergleich zu PDF-Rechnungen bieten e-Rechnungen den Vorteil, dass sie sich direkt in die Buchhaltungssoftware einlesen und automatisiert verarbeiten lassen.
Mit der verpflichtenden Einführung der e-Rechnung reagiert Deutschland auf die EU-Richtlinie, die europaweit auf eine Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsstellung abzielt. Ziel ist, die Bearbeitung von Rechnungen zu beschleunigen, Steuerbetrug zu minimieren und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu verringern.
Übergangsfrist und Pflichten für Unternehmen
Die gesetzliche Verpflichtung zur e-Rechnung tritt am 01.01.2025 in Kraft, jedoch ist eine Übergangsfrist vorgesehen, die bis Mitte 2026 reicht. Diese Übergangsfrist gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihre Systeme anzupassen und ihre Prozesse auf die neuen Anforderungen auszurichten.
Ab Januar 2025 wird zunächst die Pflicht zur Annahme von e-Rechnungen gelten. Die Pflicht zur Ausstellung von e-Rechnungen gilt in dieser Übergangsfrist für B2B-Geschäfte mit bestimmten Ausnahmen, und bis Mitte 2026 müssen schließlich alle Unternehmen für den B2B-Bereich vollständig auf e-Rechnungen umgestellt haben.
Alle Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, was bedeutet, dass sie unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden. Die Archivierung muss so erfolgen, dass die Rechnungen jederzeit abrufbar und gegen Manipulation geschützt sind, um den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht und an steuerliche Prüfungen gerecht zu werden.
DATEV Unternehmen online als Lösung für die e-Rechnung
Die DATEV-Plattform Unternehmen online bietet eine umfassende Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die Anforderungen an die e-Rechnung effizient zu erfüllen. Besonders im Zusammenspiel mit Steuerkanzleien und der digitalen Finanzbuchhaltung eröffnet DATEV Unternehmen online die Möglichkeit, Belege und Rechnungen vollständig digital zu erfassen, zu verarbeiten und zu archivieren.
Vorteile der Nutzung von DATEV Unternehmen online für die e-Rechnung:
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Automatisierte Rechnungserfassung und Bearbeitung
Mit DATEV Unternehmen online können e-Rechnungen direkt erfasst und automatisiert in die Buchhaltung übernommen werden, wodurch der Aufwand für manuelle Eingaben deutlich reduziert wird.
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Standardisierte Formate und gesetzliche Konformität
DATEV unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD, die den Anforderungen der e-Rechnung entsprechen. Das System gewährleistet so, dass alle rechtlichen und technischen Voraussetzungen erfüllt sind.
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Revisionssichere Archivierung und zentrale Dokumentation
Rechnungen werden revisionssicher archiviert, und das System ermöglicht die lückenlose Dokumentation und einfache Verwaltung der Daten, die sowohl Unternehmen als auch Steuerberater nutzen können. Achtung: Auch mit anderen Systemen muss zwingend eine revisionssichere Archivierung sichergestellt werden!
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Effiziente Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern
DATEV Unternehmen online ermöglicht eine transparente und effiziente Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern, da beide Parteien Zugriff auf die gleichen Daten haben und Dokumente in Echtzeit teilen können.
Schritte zur erfolgreichen Implementierung der e-Rechnung
Die Einführung der e-Rechnung erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die Schritte auf, die Sie und Ihre Mandanten gehen sollten, um sich optimal vorzubereiten:
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Prozessanalyse und Auswahl der geeigneten Systeme
Starten Sie mit einer Analyse Ihrer Buchhaltungsprozesse und prüfen Sie, in welchen Bereichen Anpassungen notwendig sind. DATEV Unternehmen online bietet viele der benötigten Funktionalitäten und kann flexibel integriert werden.
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Technische Implementierung und Systemintegration
Sorgen Sie für eine frühzeitige Implementierung der Software und nutzen Sie die Zeit bis zur gesetzlichen Verpflichtung für Tests und Anpassungen.
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Schulung und Einbindung der Mitarbeiter
Die Umstellung auf e-Rechnungen erfordert Schulungen für die Mitarbeiter, insbesondere im Bereich Buchhaltung und Finanzen, um sie mit den neuen Prozessen und Softwarelösungen vertraut zu machen.
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Kommunikation mit Geschäftspartnern und Mandanten
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner frühzeitig über die bevorstehende Umstellung. Da ab Januar 2025 auch im B2B-Bereich die Pflicht zur e-Rechnung gilt, ist es wichtig, dass Ihre Geschäftspartner ebenfalls bereit sind, e-Rechnungen zu akzeptieren und zu senden.
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Nutzung der Übergangsfrist für Optimierung
Die Übergangsfrist bis Mitte 2026 bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre e-Rechnungsprozesse schrittweise zu optimieren und Fehler frühzeitig zu identifizieren und zu korrigieren.
Die e-Rechnung als Chance für eine effizientere Buchhaltung
Die Verpflichtung zur e-Rechnung bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Buchhaltungsprozesse effizienter zu gestalten und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. Automatisierte Prozesse verringern den manuellen Aufwand, senken die Fehlerquote und beschleunigen den gesamten Rechnungsdurchlauf.
Mit DATEV Unternehmen online können Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und der Steuerkanzlei vereinfachen. Die revisionssichere Archivierung, die Automatisierung der Datenerfassung und die zentrale Dokumentation sorgen dafür, dass die Einführung der e-Rechnung eine wertvolle Investition in die Zukunft Ihrer Buchhaltung ist.
Fazit: Vorbereitung ist der Schlüssel
Die Einführung der e-Rechnung ab dem 01.01.2025 ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung, der alle Unternehmen betreffen wird. Die Übergangsfrist bietet Ihnen jedoch die Gelegenheit, sich umfassend vorzubereiten und alle Prozesse anzupassen. Mit einer Softwarelösung wie DATEV Unternehmen online stehen Ihnen alle Werkzeuge zur Verfügung, um diese Umstellung reibungslos und effizient zu gestalten.
Haben Sie Fragen zur Einführung der e-Rechnung oder zur Nutzung von DATEV Unternehmen online? Wir haben bereits zahlreiche Unternehmen und Steuerkanzleien bei der Implementierung unterstützt und bieten Ihnen gerne eine individuelle Beratung und Lösungen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Melden Sie sich einfach bei uns – wir freuen uns darauf, Sie bei diesem wichtigen Schritt zur digitalen Buchhaltung zu begleiten!
